[ 채용서류반환 관련 절차 ]

1. 채용절차 개시

2. 채용 여부 확정일

3. 반환청구권 행사 기간(14~180일 중 구인자 지정일)

4. 반환청구기간 만료일

5. 반환이행기간(14일 이내)

[ 채용서류 보관 및 채용서류반환 등 고지 ]

- 회사는 지원자의 채용 여부가 확정된 이후 14일~180일까지의 범위 내에서 회사가 정한 기간 동안 채용서류를 보관해야함

- 지원자(확정된 채용대상자는 제외)가 채용서류의 반환을 청구하는 경우에는 본인임을 확인한 후 반환해야 함(채용절차법 제11조 제1항, 제3항, 채용절차법 시행령 제4조)

- '홈페이지 또는 전자우편으로 제출된 경우'나 '구직자가 구인자의 요구 없이 자발적으로 제출한 경우'에는 구직자가 반환을 청구할 수 없으며, 구직자가 반환청구를 하더라도 회사가 서류를 반환할 의무도 없음(채용절차법 제11조 제1항) 다만 반환하지 아니한 서류는 파기해야 함(채용절차법 제11조 제4항)

- 채용 전형이 종료된 후 입사지원자의 개인정보는 지체 없이 파기하는 것이 원칙이며, 통상 5일 이내에 파기하는 것이 바람직함

- 만약 인재의 수시선발을 위해 탈락자의 개인정보의 보관·이용이 필요한 경우에는 기간을 정해 당사자로부터 별도 동의를 받아야 함

- 별도 동의를 받아서 보관하는 경우 기업이 그 동의사실에 대한 증명책임을 부담해야함
- 회사는 채용서류의 반환 등에 관한 사항(채용절차법 제11조 제1항 내지 제5항)을 채용 여부가 확정되기 전까지 구직자에게 알려야 하며, 위반 시 300만 원 이하의 과태료 대상이 됌

- 채용공고상에 "제출된 서류는 일체 반환하지 않는다"는 내용을 기재하는 경우가 많은데, 이는 채용서류반환청구의 내용을 미고지한 사례에 해당해 과태료 대상이 될 수 있음

출처 : 월간 노동법률, 채용 시 유의해야 할 관련 법쟁과 쟁점

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안녕하세요:)

불합격한 지원자의 채용서류들을 파기하지 않는 경우, 고용노동부 장관의 시정명령을 받게 되고 시정명령 이후에도 의무불이행이 있는 때에는 300만원 이하의 과태료에 처해집니다.

채용절차의 공정화에 관한 법률 제3조 본문은 "이 법은 상시 30명 이상의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장의 채용절차에 적용한다."고 규정하고 있고 동법 제11조 제1항은 "구인자는 구직자의 채용 여부가 확정된 이후 구직자(확정된 채용대상자는 제외한다)가 채용서류의 반환을 청구하는 경우에는 본인임을 확인한 후 대통령령으로 정하는 바에 따라 반환하여야 한다. 다만, 제7조제1항에 따라 홈페이지 또는 전자우편으로 제출된 경우나 구직자가 구인자의 요구 없이 자발적으로 제출한 경우에는 그러하지 아니하다."고 규정하고 있습니다.

또한 동법 제11조 제3항 본문은 "구직자의 채용 여부가 확정된 이후 구직자(확정된 채용대상자는 제외한다)가 채용서류의 반환을 청구하는 경우에 대비하여 대통령령으로 정하는 기간 동안 채용서류를 보관하여야 한다."고 규정하고 있습니다. 한편 동법 제11조 제4항은 "구인자는 대통령령으로 정한 반환의 청구기간이 지난 경우 및 채용서류를 반환하지 아니한 경우에는 「개인정보 보호법」에 따라 채용서류를 파기하여야 한다."고 규정하고 있습니다.

'채용서류가 미반환된 경우'란 법 제11조 제1항의 단서 규정에 따라, 홈페이지 또는 전자우편으로 제출된 경우나 구직자가 구인자의 요구 없이 자발적으로 제출한 경우에 해당하여 구인자가 채용서류를 반환하지 아니한 경우를 의미합니다. 이때 법 제11조를 위반한 구인자에 대해서는 직접적인 벌칙 규정은 없으나 고용노동부 장관의 시정명령 대상에 해당하여 시정명령을 받은 구인자는 해당 명령을 이행하고 그 이행결과를 고용노동부장관에게 보고하여야 합니다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제12조). 위 규정에 따른 시정명령에도 반환의무를 이행하지 아니한 구인자에 대하여는 300만원 이하의 과태료를 부과합니다(동법 제17조 제2항 제3호).

따라서, 채용과정에서 불합격한 구직자의 미반환된 채용서류에 대한 파기의무가 있으며 이를 위반하여 파기하지 않은 경우 고용노동부 장관의 시정명령을 받게 되고 시정명령 이후에도 의무불이행이 있는 때에는 시 300만원 이하 과태료에 처해질 것으로 보입니다.

출처 : 법률메카

관련법령 : 채용절차의 공정화에 관한 법률 제3조 본문, 제11조 제3항 본문, 제11조 제4항

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