구직자들의 개인정보가 포함된 이력서를 다루는 기업과 헤드헌터는 최근 개인정보보호에 대한 법규가 강화되면서 이를 철저하고 투명하게 관리할 책임이 커지고 있는데요, 후보자의 삭제 요청에 바로 대응할 수 있어야 하며 '기간의 정함'을 가지고 받았던 개인정보활용동의서를 남은 기간별로 체크하고 관리할 수 있어야 합니다.

이렇게 까다로운 지원자의 개인정보동의서, 채용담당자님은 잘 관리하고 계신가요?

오늘은 기업이 채용전형 시, 지원자의 개인정보 보호를 위해 유의해야 하는 사항은 무엇이며, 조금 더 쉽고 간편하게 관리하는 방법을 알려드리려고 합니다:)

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개인정보와 관련하여 채용전형 시 유의해야 할 사항들은 어떠한 것들이 있을까요?

1. 서류전형

✅입사지원서 및 증빙서류 등을 통한 주민등록번호는 수집이 불가합니다.

- 본인 확인이 필요한 경우 주소, 전화번호 등 활용 가능

✅ 채용전형과 무관한 정보(정치적 성향, 가족의 직업, 신체정보 등) 수집이 불가합니다.

- 채용대행사 및 시중에 유통되는 입사지원서 및 이력서 양식을 활용할 경우, 반드시 필요한 항목에 '필수'를 표기하여 불필요한 개인정보의 수집을 방지

-  자기소개서에 전형과 무관한 사생활 정보, 민감정보 등을 기재하지 않도록 안내

✅ 행정편의를 위해 서류전형 단계에서 면접 및 입사 이후에 필요한 개인정보까지 일괄적으로 수집하는 것은 금지입니다.

✅ 본인으로부터 직접 개인정보를 수집하는 것이 원칙이며, 제3자로부터 제공받는 것이 불가피한 경우 관련 정보주체로부터 내용을 알려주어야 합니다.

✅ 입사지원자가 제출한 각종 개인정보(학력, 경력, 자격, 성적 등)의 진위 확인이 필요한 경우, 관련 증명서를 활용합니다.

2. 합격통보

✅ 합격여부는 당사자에게 직접 통보가 될 수 있도록 전화, 이메일 등을 활용해야 합니다.

- 홈페이지를 통한 통보는 비밀번호 등으로 본인 확인 후 실시

3. 전형 종료 후 파기 및 보관

✅ 전형 및 이의신청 절차 등이 종료된 후 입사지원자의 개인정보는 지체없이(5일 이내) 파기하는 것이 원칙입니다.

✅ 인재의 수시선발 등을 위해 탈락자의 개인정보 보관 및 이용이 필요한 경우, 기간을 정하여 당사자로부터 별도 동의를 받아야 합니다.

- 별도 동의를 받아서 보관, 이용하는 중이라도 정보주체의 삭제 요구가 있는 경우 즉시 삭제 후 정보주체에게 통지

- 별도 동의를 받아서 보관하는 경우 기업이 그 동의사실에 대한 입증책임 등을 부담

※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제15조(개인정보의 수집 ･ 이용) 제1항, 위반 시 5천만원 이하의 과태료 / 같은 법 제21조(개인정보의 파기) 제1항, 위반 시 3천만원 이하의 과태료

만약, 채용 전형을 헤드헌팅 업체 등에 위탁할 경우에는?

✅ 입사지원자의 개인정보처리 위탁은 필수적 기재사항이 기재된 문서로 처리해야합니다.

- 구직자에게 개인정보 처리에 대해 구체적으로 안내하고 동의를 받은 후 동의 받은 범위에서만 관련 정보를 활용 및 제공

※ 관련법률 : 개인정보 보호법 제15조(개인정보의 수집․ 이용) 제1항 제4호, 위반 시 5천만원 이하의 과태료

이렇게 복잡한 지원자 개인정보동의서 조금 더 효율적이게 관리할 수는 없을까?😟

심플리에서는 개인 지원자가 지원하는 경우, 헤드헌터가 추천하는 경우 등 다양한 상황에서 개인정보제공 동의 과정을 온라인에서 쉽게 관리할 수 있습니다. 현재 수취 상황은 어떠한지, 개별 동의서들의 남은 기간은 어떠한지까지 한 눈에 확인도 가능합니다!

심플리를 통해 지원자의 개인정보동의서를 관리한다면?

⭐ 동의서 수취현황 파악을 통해 업무 방향을 설정할 수 있습니다.

⭐ 채용채널 링크를 통해 지원하는 후보자의 개인정보활용동의서를 자동적으로 수취할 수 있습니다.

⭐ 삭제를 요청하는 후보자의 DB를 손쉽게 찾고 삭제할 수 있습니다.

⭐ 개인정보활용동의서, 한 곳에서 확인하고 관리할 수 있습니다.

'지원자의 개인정보활용동의서' 다양한 방법으로 관리하고 싶다면? 심플리를 이용해보세요!

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